Contoh Soal mengenai Audit Pengadaan Barang / Jasa

Soal Pilihan Ganda.

1.        Perhatikan pernyataan di bawah ini :

(1). Perencanaan pengadaan

(2). Pelaksanaan pengadaan

(3). Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang

(4). Pembayaran dan Pelaporan

(5). Pengembalian Barang Pengadaan

Berikut yang termasuk dari proses pengadaan barang dan jasa adalah :

a.       1,2,3 dan 4                                         d. 2,3,4,dan 5

b.      1,2,3 dan 5                                         e. Tidak ada jawaban yang benar.

c.       1,3,4 dan 5

Jawab : a. 1,2,3 dan 4

Alasannya : karena berdasarkan buku audit manajemen hal 72, point 1 hingga 4 adalah proses pengadaan barang dan jasa.

2.        Berikut ini kemungkinan kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap perencanaan pengadaan, kecuali :

a.       Pengelembungan anggaran

b.      Rencana pengadaan yang diarahkan pada merek atau perusahaan tertentu.

c.       Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal pelaksanaan anggaran.

d.      Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam spesifikasi teknis atau kontrak

e.       Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis.

Jawab : d. Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam spesifikasi teknis atau kontrak.

Alasanya : karena Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam spesifikasi teknis atau kontrak merupakan kemungkinan kecurangan yang terjadi pada tahap inspeksi dan penerimaan barang/jasa.

3.        Menilai apakah proses pengadaan telah sesuai dengan prinsip – prinsip tata kelola yang baik adalah pengertian dari :

a.       Audit atas fungsi pengadaan                         d. Audit atas pelaksanaan pengadaan

b.      Audit atas proses pengadaan                         e. Audit atas perencanaan pengadaan

c.       Audit atas organisasi pengadaan

Jawab : a. Audit atas fungsi pengadaan

Alasannya : karena berdasarkan buku audit manajemen hal 71 audit atas fungsi pengadaan adalah untuk Menilai apakah proses pengadaan telah sesuai dengan prinsip – prinsip tata kelola yang baik.

4.        Dalam proses pengadaan suatu barang/jasa ada beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan, yaitu :

A.       Perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, pengorganisasian pengadaan, pembayaran dan pelaporan.

B.       Pemesanan pengadaan, pelaksanaan  pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang, pembayaran dan pelaporan.

C.       Perencanaan pengadaan, pelaksanaan  pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang, pembayaran dan pelaporan.

D.       Perencanaan pengadaan, pemesanan pengadaan, pengorganisasian pengadaan, pembayaran dan pelaporan.

E.        Perencanaan pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang, pembayaran dan pelaporan.

Jawaban : C. Perencanaan pengadaan, pelaksanaan  pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang, pembayaran dan pelaporan.

Alasan : Karena dalam proses pengadaan barang/jasa terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu : Perencanaan pengadaan, pelaksanaan  pengadaan, pelaksanaan kontrak penyerahan barang, pembayaran dan pelaporan. (Halaman. 72)

5.        Di bawah ini yang merupakan prinsip-prinsip pengadaan yang harus diikuti oleh perusahaan didalam membuat sistem pengadaannya adalah, kecuali :

a.       Nilai uang.

b.      Inspeksi dan pengendalian kualitas.

c.       Kejujuran dan keadilan.

d.      Akuntabel dan transparan.

e.       Kompetensi dan integritas.

Jawaban : B. Inspeksi dan pengendalian kualitas.

Alasan : Karena setiap sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan berikut ini, yaitu : nilai uang, kejujuran dan keadilan, akuntabel dan transparan, efisiensi, kompetensi dan integritas. (Halaman. 75)

6.      Kemungkinan kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap perencanaan pengadaan adalah :

a.       Dokumen pemilihan tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen.

b.      Persyaratan teknis mengada-ada atau berlebihan dibandingkan kebutuhan dalam pelaksanaan pekerjaan.

c.       Tertutup dan tidak transparan.

d.      Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan.

e.       Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam spesifikasi teknis/kontrak.

Jawaban : D. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan.

Alasan : Karena memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan merupakan salah satu kemungkinan kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap perencanaan pengadaan (Halaman. 82)

7.      Perencanaan audit menyangkut beberapa hal, yaitu :

1)        Penilaian risiko dan penentuan ruang lingkup audit

2)        Penentuan jadwal audit

3)        Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit

4)        Tindak lanjut audit

Jawaban : A. 1, 2, dan 3

Alasan : Karena perencanaan audit menyangkut penilaian risiko dan penentuan ruang lingkup audit, penentuan jadwal audit, dan penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit. (Halaman. 71 )

Soal Essay.

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi prinsip – prinsip dasar tata kelola pengadaan yang baik ?

Jawab :

Prinsip-prinsip dalam tata kelola yang baik agar mencapai tujuan tersebut maka proses audit harus mampu mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian atas kesesuain praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya. (Jawaban diambil dari halaman 71)

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang/jasa ?

Jawab :

Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk mendapatakan barang / jasa. Untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien, dan efektif. Secara umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Masing-masing tahap tersebut dipandu oleh system, prosedur, dan kebijakan sebagai pedoman tata kelola pengadan yang baik. (Jawaban diambil dari halaman 72)

6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi perusahaan ?

Jawab :

Dengan melaksanakan audit fungsi pengadaan, yang mana dari hasil audit fungsi pengadaan tersebut perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan hasil atas penilaian organisasi, peraturan dan aktivitas pengadaan yang telah dilakukan maupun temuan – temuan audit serta rekomendasi yang dapat dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan atas kekurangan (kelemahan) proses pengadaan yang masih terjadi. ( Jawaban Diambil dari hal. 70)

7.Dengan Fungsi – Fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?

Jawab :

Dengan fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional yang dimana bertujuan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal ( internal crossscheck ) antara fungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan. (Jawaban diambil dari halaman 77).

8.    Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender ?

Jawab :

Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari peserta tender dan memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu. (Jawaban diambil dari halaman 86)

9.    Sebut dan jelaskan prinsip – prinsip pengadaan barang atau jasa yang baik!

Jawab :

a. Nilai Uang, adalah pengadaan harus mendapatkan barang atau jasa sesuai spesifikasi dengan   harga terendah (memaksimalkan nilai uang)

b. Kejujuran dan Keadilan, adalah panitia pengadaan harus berlaku jujur adil kepada seluruh pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam pengadaan tersebut

c. Akuntabel dan Transparan, adalah seluruh proses dalam tahapan tahapan pengadaaan harus dilengkapi dengan catatan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan pertanggungjawaban.

d. Efisiensi, adalah proses pengadaan harus berjalan secara efisien.

e. Kompetensi dan Integritas, adalah petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompetensi yang memadai (Buku Audit Manajemen Halaman 75)

10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak  pembeli?

Jawab :

a.       Isian Data Pemasok

b.       Form Price List

c.       Perbandingan Harga dari Pemasok

d.      Tanda Terima

e.       Purchases Order

f.       Faktur Pembelian

g.      Kartu Hutang

h.      .Laporan Hutang : Laporan Aktiitas Hutang, Laporan Umur Hutang, Dll (website www.kembar.pro)

 11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam perusahaan?

Jawab :

a.       Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi

b.      Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas pengadaan

c.       Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas

d.      Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah selesai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku (Buku Audit Manajemen Halaman 70)

12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang atau jasa?

Jawab :

a. Nilai Uang, adalah pengadaan harus mendapatkan barang atau jasa sesuai spesifikasi dengan   harga terendah (memaksimalkan nilai uang)

b. Kejujuran dan Keadilan, adalah panitia pengadaan harus berlaku jujur adil kepada seluruh pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam pengadaan tersebut

c. Akuntabel dan Transparan, adalah seluruh proses dalam tahapan tahapan pengadaaan harus dilengkapi dengan catatan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan pertanggungjawaban.

d. Efisiensi, adalah proses pengadaan harus berjalan secara efisien.

e. Kompetensi dan Integritas, adalah petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki kompetensi yang memadai (Buku Audit Manajemen Halaman 75)

13. apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?

Jawab :  

Yang dinilai auditor pada organisasi pengadaan yaitu ketepatan :

a.       Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan

b.      Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.

c.       Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa.

d.      Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik (Buku Audit Manajemen hal. 77)